Gute wissenschaftliche Praxis in der Promotion: Leitfaden für Autorschaft, Daten, Zitieren und KI

Herausgeber: Prof. Dr. med. Serge C. Thal · Stand: Oktober 2026

Fehlverhalten in Promotionen entsteht selten aus Absicht, sondern aus fehlenden Absprachen, unsauberen Arbeitsroutinen und Zeitdruck kurz vor der Abgabe. Dieser Leitfaden zeigt, welche Routinen Sie von Anfang an etablieren sollten und an welchen Stellen Doktorandinnen und Doktoranden typischerweise scheitern. Belegbare Regeln sind mit Quelle versehen; Erfahrungswissen ist als Empfehlung oder Erfahrungsregel gekennzeichnet. Verbindlich bleiben Promotionsordnung und Satzung Ihrer Fakultät.

Das Wichtigste in Kürze

Autorschaft vor der ersten Datenerhebung schriftlich festlegen und bei jeder Änderung des Projekts aktualisieren, nicht erst beim Manuskript.
Rohdaten nie bearbeiten: schreibgeschützt ablegen, jede Bereinigung per Skript oder Protokoll nachvollziehbar machen.
Pseudonymisierungsschlüssel getrennt speichern, nur auf Speicherorten der Einrichtung, nie auf privaten Geräten.
Analyseplan vor der Auswertung fixieren und Abweichungen in der Arbeit offenlegen.
Fremde Formulierungen schon beim Exzerpieren markieren; die meisten unbeabsichtigten Plagiate entstehen in Notizen und Exposé.
Eigene Publikationen in der Dissertation kennzeichnen und vorher die Verlagslizenz prüfen.
KI-Nutzung laufend protokollieren und jede Literaturangabe gegen PubMed oder DOI prüfen.
Datenübergabe beim Wechsel der Klinik schriftlich regeln, bevor Sie gehen.

Autorschaft praktisch

Was zählt: die Kriterien sinngemäß

Nach ICMJE ist Autorin oder Autor, wer (1) wesentlich zu Konzeption, Design, Datenerhebung, Analyse oder Interpretation beigetragen hat, (2) das Manuskript verfasst oder kritisch inhaltlich überarbeitet hat, (3) der Endfassung zugestimmt hat und (4) Verantwortung für alle Aspekte der Arbeit übernimmt. Alle vier Kriterien müssen erfüllt sein. Zwei Konsequenzen sind für Doktoranden zentral: Wer Kriterium 1 erfüllt, soll Gelegenheit erhalten, an Entwurf und Überarbeitung mitzuwirken; die Kriterien dürfen also nicht genutzt werden, um Beteiligte auszuschließen. Und Drittmitteleinwerbung, allgemeine Leitung einer Arbeitsgruppe, administrative Unterstützung sowie Sprach- oder Korrekturlektorat begründen für sich allein keine Autorschaft. Ehrenautorschaft ist nach DFG-Kodex und ÖAWI-Richtlinie unzulässig; eine Vorgesetztenfunktion allein reicht nicht (Quellen 2, 3 und 7).

Autorschaftsvereinbarung zu Beginn

Der DFG-Kodex verlangt, sich über die Reihenfolge rechtzeitig, in der Regel spätestens beim Verfassen des Manuskripts, nach nachvollziehbaren Kriterien zu verständigen; die ÖAWI-Richtlinie empfiehlt einen rechtzeitigen, dokumentierten Konsensprozess (Quellen 2 und 7). Empfehlung: Setzen Sie die Vereinbarung bereits mit dem Exposé auf, je geplanter Publikation eine Tabelle, unterschrieben oder per E-Mail bestätigt von allen Beteiligten. Die Rollenbezeichnungen der CRediT-Taxonomie (14 standardisierte Beitragsrollen, die viele Zeitschriften bei Einreichung abfragen) machen Beiträge vergleichbar (Quelle 4).

Beitrag (CRediT-Rolle)	Einordnung	Konsequenz
Fragestellung, Studiendesign (Conceptualization, Methodology)	Kriterium 1 erfüllt	Autorschaft, wenn Kriterien 2 bis 4 hinzukommen
Patientenrekrutierung, Datenerhebung (Investigation)	Kriterium 1 erfüllt	Autorschaft, wenn Kriterien 2 bis 4 hinzukommen; sonst Danksagung
Statistische Auswertung (Formal analysis)	Kriterium 1 erfüllt	wie oben; Beteiligung an Ergebnis- und Methodenteil einplanen
Manuskriptentwurf, kritische Überarbeitung (Writing)	Kriterium 2	nur zusammen mit Kriterium 1 ausreichend
Drittmittel, allgemeine Leitung (Funding acquisition, Supervision im Sinne von Leitung)	allein nicht ausreichend	Danksagung, sofern kein weiterer Beitrag
Sprachkorrektur, Korrekturlesen, technische Hilfe	allein nicht ausreichend	Danksagung mit schriftlicher Zustimmung der Genannten

Halten Sie zusätzlich fest: geplante Autorenreihenfolge, korrespondierende Person, Zeitpunkt der Überprüfung (Empfehlung: bei Protokolländerungen, vor Manuskriptbeginn, vor Einreichung) und was geschieht, wenn jemand den zugesagten Beitrag nicht leistet oder die Einrichtung verlässt. Für die Danksagung verlangt ICMJE die schriftliche Zustimmung der Genannten (Quelle 3).

Reihenfolge, Erst- und Letztautorschaft

Die Reihenfolge entscheidet nach ICMJE die Autorengruppe, nicht die Zeitschrift; maßgeblich sind die Konventionen des Fachs (Quellen 3 und 7). Erfahrungsregel für die klinische Medizin in D-A-CH: Erstautorschaft erhält, wer die Hauptarbeit an Daten und Manuskript geleistet hat, Letztautorschaft die verantwortliche Betreuungsperson, sofern sie die Kriterien erfüllt. Prüfen Sie früh, ob Ihre Promotionsordnung für eine kumulative Dissertation bestimmte Autorpositionen verlangt; davon hängt ab, welche Position Sie verhandeln müssen.

Gemeinsame Erstautorschaft (Kennzeichnung „contributed equally“) ist nur sinnvoll, wenn die Beiträge tatsächlich gleichwertig sind und die Zeitschrift diese Kennzeichnung vorsieht. Erfahrungsregel: In Zitationen („Müller et al.“) und Literaturverzeichnissen erscheint nur der zuerst Genannte; legen Sie deshalb auch die Reihenfolge innerhalb der geteilten Position fest und klären Sie, ob die Promotionsordnung eine geteilte Erstautorschaft anerkennt.

Typische Konflikte in der Promotion

Betreuer beansprucht die Letztautorschaft: legitim, wenn die Kriterien erfüllt sind, was bei echter Betreuung (Design, Interpretation, kritische Revision) meist der Fall ist. Problematisch wird es, wenn zusätzlich Vorgesetzte ohne Beitrag aufgenommen werden sollen. Gegenmaßnahme: auf die Vereinbarung und die Kriterien verweisen; COPE betont, dass anerkannte Richtlinien gerade bei Machtgefälle die Verhandlung erleichtern (Quelle 5).
Statistikerin oder Statistiker: Analyse erfüllt Kriterium 1. Wer nur ein Ergebnis-Output liefert, aber den Text nicht sieht, erfüllt die Kriterien 2 bis 4 nicht. Gegenmaßnahme: von Beginn an Mitwirkung am Methoden- und Ergebnisteil vereinbaren oder bewusst Danksagung festlegen.
Kliniker liefern Daten oder Patienten: Datenerhebung erfüllt Kriterium 1, bloßes Ermöglichen des Zugangs in der Regel nicht (Erfahrungsregel). Gegenmaßnahme: Umfang des Beitrags vorab festlegen; wer Kriterium 1 erfüllt, muss das Manuskript zur Überarbeitung erhalten.
Publikation wird blockiert: Nach DFG-Kodex darf eine erforderliche Zustimmung nicht ohne hinreichenden Grund verweigert werden; eine Verweigerung muss mit nachprüfbarer Kritik an Daten, Methoden oder Ergebnissen begründet sein (Quellen 1 und 2).
Nachträgliche Änderungen: Soll nach Einreichung jemand hinzugefügt oder gestrichen werden, verlangen Zeitschriften nach ICMJE eine Begründung und die unterschriebene Zustimmung aller Autorinnen und Autoren einschließlich der betroffenen Person (Quelle 3).

Konfliktlösung in Stufen (Empfehlung): Gespräch auf Basis der Vereinbarung und der CRediT-Rollen; Einbeziehen von Zweitbetreuung oder Promotionskomitee; vertrauliche Beratung durch die Ombudsperson. Zeitschriften entscheiden Autorschaftsstreitigkeiten nicht, sondern verweisen an die Einrichtung, an der die Arbeit entstand (Quelle 3). Mehr zur Veröffentlichung unter Publikationen und Journal auswählen.

Datenmanagement praktisch

Der DFG-Kodex verlangt eine Dokumentation, die Ergebnisse überprüfbar macht, einschließlich Einzelergebnissen, die die Hypothese nicht stützen; Dokumentation und Ergebnisse sind bestmöglich gegen Manipulation zu schützen, Quellcode selbst entwickelter Forschungssoftware ist zu dokumentieren (Quellen 1 und 2). Praktisch umgesetzt (Empfehlung):

Ordnerstruktur: 00_Verwaltung (Ethikvotum, Autorschaftsvereinbarung, Datenübergabe), 01_Rohdaten (schreibgeschützt), 02_Skripte, 03_Abgeleitete_Daten, 04_Ergebnisse, 05_Manuskripte; dazu eine README-Datei und ein Codebuch mit Variablennamen, Einheiten, Kodierung fehlender Werte.
Rohdaten unverändert: Der Export aus Klinik-Informationssystem oder CRF bleibt im Originalzustand; jede Bereinigung erzeugt eine neue Datei. Dateinamen mit Datum im Format JJJJ-MM-TT und Versionsnummer.
Analyse als Skript (R, Python, SPSS-Syntax, Stata-Do-File) statt Mausklicks: Jede Zahl der Dissertation muss aus Rohdaten und Skript reproduzierbar sein. Versionierung mit Git oder zumindest datierten Kopien.
Backup nach 3-2-1-Regel (Erfahrungsregel): drei Kopien, zwei verschiedene Speichermedien, eine räumlich getrennt. Bei Patientendaten nur auf Speicherorten, die Ihre Einrichtung dafür freigibt.
Pseudonymisierungsschlüssel getrennt: Nach Art. 4 Nr. 5 DSGVO setzt Pseudonymisierung voraus, dass die zur Zuordnung nötigen Zusatzinformationen gesondert aufbewahrt und durch technische und organisatorische Maßnahmen geschützt werden (Quelle 12). Eine Schlüsselliste im selben Ordner oder als zweites Tabellenblatt hebt diesen Schutz faktisch auf.

Aufbewahrung: Der DFG-Kodex nennt in den Erläuterungen als Regelfall zehn Jahre Zugänglichkeit der Forschungsdaten, gerechnet ab Herstellung des öffentlichen Zugangs, in der Einrichtung oder in standortübergreifenden Repositorien; kürzere Fristen sind begründet möglich. Die ÖAWI-Richtlinie nennt mindestens zehn Jahre ab Veröffentlichung (Quellen 2 und 7). Fristen aus Einwilligung, Ethikvotum oder Datenschutzkonzept können abweichen; klären Sie Widersprüche vor Studienbeginn (siehe Ethikvotum).

Wechsel von Klinik oder Universität: Nach den Erläuterungen zum DFG-Kodex steht die Nutzung von Forschungsdaten insbesondere der Person zu, die sie erhebt; Vereinbarungen über Nutzungsrechte sollen möglichst früh dokumentiert werden, vor allem wenn ein Wechsel der Einrichtung absehbar ist (Quellen 1 und 2). Das berechtigt nicht dazu, Patientendaten mitzunehmen: Ob und in welcher Form Daten die Einrichtung verlassen dürfen, regeln Einwilligung, Ethikvotum und Datenschutz. Empfehlung: Erstellen Sie vor dem Wechsel ein Datenübergabe-Protokoll mit Speicherort und Prüfsumme der Rohdaten, Skriptversion, Ort des Pseudonymisierungsschlüssels, verantwortlicher Person in der Einrichtung, vereinbarten Nutzungsrechten für noch ausstehende Publikationen und Kontaktweg für Rückfragen, gegengezeichnet von der Betreuungsperson.

Zitieren und Plagiat praktisch

Die ÖAWI-Richtlinie definiert Plagiat ausdrücklich auch als paraphrasierte oder übersetzte Übernahme ohne Kennzeichnung und verlangt, die erneute Nutzung eigener Arbeit offenzulegen (Quelle 7). Unbeabsichtigte Plagiate entstehen typischerweise so (Erfahrungsregel):

Textbausteine aus Exposé, Ethikantrag oder Studienprotokoll: Die Vorlage enthält Passagen aus Literatur oder stammt in Teilen von der Betreuungsperson. Wandert sie in die Einleitung, wird fremder Text unbemerkt Ihr Text.
Übersetzungsplagiat: Ein englischer Absatz wird ins Deutsche übertragen und gilt subjektiv als „eigene Formulierung“; ohne Beleg ist er ein Plagiat.
Paraphrase ohne Beleg: Gedankengang, Gliederung oder Argumentationsfolge einer Übersichtsarbeit werden übernommen, nur einzelne Fakten zitiert.
Methodenteil der Arbeitsgruppe: Standardbeschreibungen aus Vorpublikationen werden wortgleich kopiert.
Recycling eigener Publikationen: Kapitel der Monographie entsprechen dem eigenen Artikel, ohne Hinweis. Kennzeichnen Sie übernommene Teile und prüfen Sie die Lizenz: Bei Elsevier etwa ist die Aufnahme eigener Artikel in die Dissertation ohne gesonderte Genehmigung erlaubt, bei CC-BY-Lizenz ist Nachnutzung mit Quellenangabe möglich (Quelle 13). Andere Verlage regeln dies im Autorenvertrag.

Arbeitsroutine mit Literaturverwaltung (Empfehlung): Jede Quelle per PMID oder DOI importieren, nie manuell abtippen; PDF an den Eintrag hängen; in Notizen wörtliche Zitate eindeutig markieren (z. B. Präfix „Z:“) und eigene Gedanken getrennt notieren; nur zitieren, was Sie selbst gelesen haben, sonst „zitiert nach“; Zitate ausschließlich über das Plug-in einfügen. Zur Gliederung und Form der Arbeit siehe Promotionsschrift.

Prüfsoftware: Verlage, die den Crossref-Dienst Similarity Check nutzen, prüfen Manuskripte mit der Software iThenticate; die Treffer bewertet die Redaktion selbst (Quelle 14). Ein niedriger Ähnlichkeitswert belegt keine Originalität, Übersetzungen und Ideenübernahmen bleiben dabei leicht unerkannt (Erfahrungsregel). Ob Ihre Fakultät Dissertationen softwaregestützt prüft, erfahren Sie im Promotionsbüro.

KI-Nutzung praktisch

Belegt ist: Die DFG verlangt, offenzulegen, ob, welche, wofür und in welchem Umfang generative Modelle genutzt wurden; als Autoren kommen nur natürliche Personen in Betracht, die Verantwortung bleibt bei Ihnen (Quelle 15). ICMJE verlangt die Offenlegung bei Einreichung (Danksagung für Schreibhilfe, Methodenteil für Datenanalyse) und schließt Chatbots als Autoren aus (Quelle 3). Die ÖAWI-Richtlinie fordert die Offenlegung von Hilfsmitteln inklusive KI nach den Standards des Fachs (Quelle 7). Was in Ihrer Dissertation erlaubt ist, legt Ihre Fakultät fest. Empfehlungen: ein KI-Protokoll führen (Datum, Werkzeug und Version, Zweck, Eingabe, Umgang mit dem Ergebnis); keine Patientendaten, unveröffentlichten Ergebnisse oder Manuskripte Dritter in nicht freigegebene Dienste eingeben; jede von KI genannte Referenz am Original prüfen; prüfen, ob die Erklärung, die Sie mit der Dissertation unterschreiben, KI als Hilfsmittel erfasst. Details unter Dissertation und KI.

Fallstricke

Fehler	Folge	Gegenmaßnahme
Autorschaft nur mündlich zugesagt	Streit bei Einreichung, Position fällt an spätere Mitwirkende	schriftliche Vereinbarung, bei Änderungen aktualisieren
Rohdaten direkt in Excel bereinigt	Originalwerte verloren, Ergebnis nicht reproduzierbar	Rohdatei schreibschützen, Bereinigung per Skript
Einzelne Spalte in Excel sortiert	Werte falschen Patienten zugeordnet, oft unbemerkt	stets ganze Tabelle sortieren, ID-Spalte, Stichprobenkontrolle gegen Quelle (Erfahrungsregel)
Schlüsselliste neben den Studiendaten	keine wirksame Pseudonymisierung (Quelle 12)	getrennter, zugriffsbeschränkter Speicherort
Daten auf privatem Laptop, USB-Stick oder privater Cloud	Datenschutzverstoß, Datenverlust	nur freigegebene Speicher der Einrichtung, Backup nach 3-2-1
Auswertung ohne vorab festgelegten Analyseplan, nur „signifikante“ Ergebnisse berichtet	selektive Berichterstattung, im Kodex ausdrücklich unzulässig (Quellen 1 und 2)	Analyseplan datiert ablegen, Abweichungen und negative Ergebnisse berichten
Fremdtext aus Notizen oder Exposé übernommen	unbeabsichtigtes Plagiat	Zitate beim Exzerpieren markieren, Exposé nie als Textquelle verwenden
Englische Passage übersetzt ohne Beleg	Übersetzungsplagiat (Quelle 7)	Quelle angeben, Gedanken eigenständig neu entwickeln
Eigener Artikel ohne Hinweis in die Monographie übernommen	Verstoß gegen Offenlegungspflicht, ggf. Verlagsrecht	Kennzeichnung, Lizenz prüfen, Promotionsordnung beachten
Sekundärzitat als gelesenes Original ausgegeben	Fehler der Sekundärquelle werden übernommen	Original lesen oder „zitiert nach“
Von KI erzeugte Literaturangaben ungeprüft übernommen	nicht existente oder falsch zugeordnete Referenzen	jede Referenz über PubMed oder DOI verifizieren
Abbildung aus fremder Publikation übernommen	Urheberrechtsverletzung trotz Quellenangabe	Lizenz prüfen, Genehmigung einholen oder neu zeichnen
Klinik ohne Datenübergabe verlassen	keine Nutzung für ausstehende Publikationen, Vorwürfe auf beiden Seiten	Nutzungsrechte früh dokumentieren, Übergabeprotokoll

Verdachtsfall: Wohin wenden?

Deutschland: Sie können wählen, ob Sie sich an die Ombudsperson Ihrer Einrichtung oder an das bundesweite Ombudsgremium für die wissenschaftliche Integrität in Deutschland (OWID) wenden; Anfragen werden strikt vertraulich behandelt, auch Autorschaftskonflikte gehören zu den Beratungsthemen. Die Liste der Ombudspersonen führt die lokalen Ansprechpersonen (Quelle 6). Wissenschaftliches Fehlverhalten setzt nach DFG-Kodex Vorsatz oder grobe Fahrlässigkeit voraus (Quellen 1 und 2).
Österreich: Erste Anlaufstelle ist die betroffene Mitgliedseinrichtung der ÖAWI, die nach der Richtlinie auch vertrauliche Beratung sicherstellen muss. Die Kommission für wissenschaftliche Integrität nimmt Anfragen von Mitgliedern entgegen, von Dritten nur ausnahmsweise mit Begründung, weshalb der Weg über die Einrichtung nicht möglich ist; die Einreichung erfolgt schriftlich über ein Online-System (Quellen 7 und 8).
Schweiz: Die Umsetzung des Kodex liegt bei Hochschulen und Förderorganisationen; wenden Sie sich an die Integritätsstelle Ihrer Hochschule (Quellen 9 und 10). Ein von der Hochschulkonferenz beschlossenes nationales Kompetenzzentrum berät Hochschulen und nimmt Meldungen entgegen, untersucht aber keine Fälle und verhängt keine Sanktionen (Quelle 11).

Empfehlung: Vor jedem Gespräch Belege sichern (E-Mails, Vereinbarung, Dateiversionen mit Datum) und zunächst nur um vertrauliche Beratung bitten, nicht um ein Verfahren.

Häufige Fragen

Mein Betreuer möchte den Chefarzt als Koautor aufnehmen, der nichts beigetragen hat. Was tun?

Ehrenautorschaft ist nach DFG-Kodex und ÖAWI-Richtlinie unzulässig. Lösungsweg: dem Chefarzt einen echten Beitrag ermöglichen (etwa kritische Revision und Interpretation, wenn er Kriterium 1 erfüllt) oder ihn in der Danksagung nennen. Bei anhaltendem Druck hilft eine vertrauliche Beratung durch die Ombudsperson.

Darf ich meine Promotionsdaten nach einem Wechsel weiter nutzen?

Die Nutzung steht nach den Erläuterungen zum DFG-Kodex insbesondere der Person zu, die die Daten erhoben hat; gleichzeitig begrenzen Einwilligung, Ethikvotum und Datenschutz, wo die Daten verarbeitet werden dürfen. Ohne schriftliche Vereinbarung ist die Weiternutzung in der Praxis konfliktträchtig.

Muss ich publizierte Teile für die Dissertation umschreiben?

Nicht zwingend. Entscheidend sind Kennzeichnung, die Verlagslizenz und die Vorgaben Ihrer Promotionsordnung, etwa zu Eigenanteilserklärungen bei kumulativen Arbeiten.

Wer bewahrt die Daten nach meiner Promotion auf?

Nach DFG-Kodex stellen Hochschulen und Forschungseinrichtungen die Infrastruktur für die Archivierung bereit; die Daten werden in der Einrichtung oder in Repositorien gesichert. Klären Sie mit Ihrer Betreuungsperson konkret Ort und verantwortliche Person und halten Sie dies im Übergabeprotokoll fest.