VG Wort: Tantiemen für wissenschaftliche Publikationen melden

Herausgeber: Prof. Dr. med. Serge C. Thal · Stand: Oktober 2026

Die Verwertungsgesellschaft Wort (VG Wort) verteilt gesetzliche Vergütungen für das Kopieren, Verleihen und digitale Nutzen von Texten an Autorinnen, Autoren und Verlage. Auch wer nur Zeitschriftenartikel veröffentlicht, hat Anspruch, unabhängig davon, ob die Arbeit Open Access erschienen ist. Diese Seite führt Schritt für Schritt durch die Meldung und zeigt, wo Geld verloren geht.

Kernempfehlungen

• Jetzt registrieren: Konto im Meldeportal T.O.M. anlegen und den kostenlosen Wahrnehmungsvertrag abschließen. Die Universität Jena empfiehlt, den Vertrag bis zum 31. Dezember an die VG Wort zu senden, damit die Meldung zum 31. Januar greift.
• Jährlich im Januar melden: Gedruckte Werke müssen bis zum 31. Januar eingegangen sein. Meldefähig sind Werke aus dem Meldejahr und den zwei Vorjahren.
• Jeden Koautor einzeln melden lassen: Jede Miturheberin und jeder Miturheber meldet selbst; informieren Sie Ihre Koautorinnen und Koautoren.
• Zeichenzahl beim Erscheinen notieren (inklusive Leerzeichen). Das spart im Januar die Rekonstruktion.
• Online-Texte separat behandeln: Für Internettexte gilt das Verfahren METIS mit eigenen Regeln und der Frist 31. März.

Was ist meldefähig? (Bereich Wissenschaft, Druckwerke)

Nicht meldefähig sind laut Merkblatt redaktionelle Tätigkeit, Standardgrafiken, Tabellen und Screenshots sowie in der Regel Bachelor-, Master-, Diplom-, Magister- und Seminararbeiten. Selbst erstellte wissenschaftliche Abbildungen zählen als Text, höchstens im Umfang des zugehörigen Textes. Abbildungen anderer Urheber gehören zur VG Bild-Kunst. Beiträge in Tages-, Wochen- und Publikumszeitschriften laufen über die Abteilung Presse.

Schritt für Schritt: erste Meldung

1. Registrieren unter tom.vgwort.de. Danach erhalten Sie die Vertragsunterlagen.
2. Wahrnehmungsvertrag ausfüllen und an die VG Wort senden. Mit der Karteinummer ist das Konto meldebereit.
3. Publikationsliste vorbereiten: für jeden Beitrag Titel, Zeitschrift oder Buch, Jahrgang, Heft, Seiten, Erscheinungsjahr, Zahl der Autoren und Zeichenzahl.
4. Normseiten berechnen: Zeichen inklusive Leerzeichen durch 1.500 teilen. Maßgeblich ist der gedruckte Text; die Zeichenzählung Ihrer Manuskriptdatei ist eine brauchbare Näherung, wenn die Druckfassung nicht wesentlich gekürzt wurde (Empfehlung: Literaturverzeichnis und Tabellen herausrechnen, eigene Abbildungen gemäß Merkblatt berücksichtigen).
5. Melden im Bereich Wissenschaft über T.O.M. oder per Formular. Schicken Sie keine Schriftenverzeichnisse; eine Eingangsbestätigung versendet die VG Wort nicht, daher Bildschirmkopie oder Export der Meldung ablegen.
6. Verlagsbeteiligung beachten: Seit dem 7. Juni 2021 werden Verlage beteiligt, wenn Sie ihnen Nutzungsrechte eingeräumt haben. Haben Sie keine Rechte eingeräumt (bei Open Access unter CC BY häufig der Fall), können Sie dies in T.O.M. erklären.
7. Auszahlung abwarten und mit Ihrer Liste abgleichen.

Beträge: womit Sie rechnen können

Die VG Wort legt die Quoten jährlich neu fest. Für die Ausschüttung 2026 (Werke aus 2025) nennt die Quotenübersicht für Urheber im Bereich Wissenschaft:

Rechenbeispiel: Originalarbeit mit 28.000 Zeichen = 18,7 Normseiten × 1,90 € ≈ 35 €. Wie die VG Wort Mehrautorenwerke im Einzelnen verrechnet, beschreibt das Merkblatt nicht; erfragen Sie dies bei Bedarf bei der Abteilung Wissenschaft.

Online-Texte: METIS und die Änderungen ab 2026

Für Texte im Internet und E-Books gilt das Verfahren METIS. Meldungen sind nur elektronisch über T.O.M. möglich. Voraussetzungen und Neuerungen laut VG Wort:

• Zusammenhängender Text mit mindestens 1.800 Zeichen inklusive Leerzeichen; Formate HTML, PDF oder ePub; kein harter Kopierschutz.
• Zugriffsausschüttung über Zählmarken: Der Text muss im Vorjahr den von den Gremien festgelegten Mindestzugriff erreichen (häufig zitiert: 1.500 Zugriffe pro Jahr). Die bisherige 50-%-Regel für lange Texte entfällt; mit hinterlegter eISSN genügen künftig 25 % des Mindestzugriffs. Ab der Ausschüttung 2027 gibt es Zuschläge für sehr häufig aufgerufene Texte. Rückwirkend meldbar sind die letzten drei Kalenderjahre.
• Verbreitungsausschüttung ohne Zählmarke: Sie ersetzt die bisherige Sonderausschüttung (letztmalig im September 2026 für das Nutzungsjahr 2025). Meldefähig sind Werke ab Erscheinungsjahr 2026, darunter E-Books und Zeitschriftenbeiträge; jeder Text wird einzeln gemeldet.
• Meldeschluss ist jährlich der 31. März (nächste Frist: 31. März 2027).

Für Ärztinnen und Ärzte praktisch relevant: Wer eigene Fach- oder Patienteninformationen auf einer Website veröffentlicht, kann Zählmarken einbinden. Bei reinen Online-Zeitschriftenartikeln ohne Druckausgabe klären Sie vor der Meldung mit der VG Wort, ob die Verbreitungsausschüttung greift; die Kriterien für Zeitschriftenbeiträge sind auf der METIS-Seite nicht im Detail beschrieben.

Jahreskalender

Muster für die eigene Meldeliste

Eine einfache Tabelle mit diesen Spalten genügt und macht die Januarmeldung zur Sache von Minuten (Empfehlung):

Häufige Fragen

• Zählen Open-Access-Artikel? Ja; gesetzliche Vergütungsansprüche bestehen unabhängig von der Lizenz (CC BY). Gedruckte Ausgaben laufen über den Bereich Wissenschaft, reine Online-Veröffentlichungen über METIS.
• Zählen Artikel in englischsprachigen Journalen? Ja; laut Merkblatt sind Originalbeiträge auch dann meldefähig, wenn sie im Ausland erschienen sind. Voraussetzung bleibt die Verfügbarkeit in wissenschaftlichen Bibliotheken.
• Muss ich Umsatzsteuer angeben? Nur wenn Sie umsatzsteuerpflichtig sind und die VG Wort Umsatzsteuer überweisen soll; dafür sind Steuernummer, Finanzamt und eine schriftliche Erklärung nötig.
• Bekomme ich eine Eingangsbestätigung? Nein; sichern Sie Ihre Meldung selbst.
• Kann ich Werke verstorbener Angehöriger melden? Ja, als Rechtsnachfolger; auf dem Formular stehen dann Name des Autors und des Rechtsnachfolgers.

Österreich und Schweiz

Urheberinnen und Urheber mit Wahrnehmungsvertrag bei der Literar-Mechana melden laut VG Wort ausschließlich dort; die Meldungen werden gesammelt weitergeleitet. In der Schweiz ist ProLitteris zuständig; deren Mitglieder können direkt an die VG Wort melden.

Fallstricke

Quellen und Links

• VG Wort, Meldeportal T.O.M.
• VG Wort: Merkblatt für Urheber im wissenschaftlichen Bereich
• VG Wort: Online und E-Books (METIS)
• VG Wort: Quoten der Ausschüttung 2026 für 2025
• Universität Jena: Hinweise zur VG Wort für Forschende
• Erfahrungsberichte (Stand ihrer Veröffentlichung, Regeln teils veraltet): Janina Zurybida, sinnblock.de, Selfpublisher-Verband